ADMINISTRACION DE MICROEMPRESAS
PROFESOR:CARLOS RAFAEL LANDI
RESUMEN GENERAL DE LA ASIGNATURA.
A todo
microempresario le interesa la prosperidad de su negocio. Por eso suele
destinar todo su tiempo a la atención de los mil y un detalles que exigen su
intervención. Sabe que debe estar ahí para tomar decisiones oportunas.
En muchos negocios es el único que conoce todas las dificultades y problema de
la microempresa. Planifica, organiza, integra, motiva y evalúa
sin ayuda alguna. Considera que su empresa, por sus dimensiones, no requiere de
actividades administrativas especializadas. Sin embargo, la misma prosperidad
del negocio lo hace consciente de las necesidades de asesoría y apoyo en
producción, contabilidad, administración, ventas, controles, etc.
La
modernización de la microempresa demanda que el microempresario tome decisiones
sobre qué sustituir, qué transformar y qué desarrollar a fin de lograr eficacia
y eficiencia. Un cambio importante consiste en la substitución de la
administración informal por otra que siga los principios fundamentales de la
administración de empresas.
El
microempresario reconocerá que gran parte de las actividades incluidas en este
manual ya las realiza. Sin embargo, su lectura y consideración le permitirá
ordenar y sistematizar dicho conocimiento.
LA
EMPRESA Y LA ADMINISTRACION
Entendemos
por empresa a la persona física o sociedad mercantil o industrial que se
dedica a la producción de artículos o a proporcionar servicios.
Empresario es la persona que emprende
actividades para iniciar, mantener o ampliar un negocio orientado a la
producción de artículos o servicios. El empresario contribuye al bienestar
general al satisfacer necesidades de la comunidad.
En la
empresa se realizan muchas actividades cuyas características conoce bien el
empresario. El dominio directo o indirecto de estas actividades es lo que se
conoce como administración.
La
administración de empresas es el conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar,
directa o indirectamente, todas las actividades y transacciones de una empresa.
El
microempresario, que desarrolla las mismas tareas, en menor escala, no deja por
ello de ser un empresario, y como tal, asimilar estos conceptos.
Beneficios personales
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Beneficios sociales
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Produce artículos (bienes)
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Obtiene utilidades
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Proporciona servicios
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Es su propio jefe
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Satisface necesidades
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Influye en otras personas
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Resuelve problemas
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Trabaja en forma
independiente
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Proporciona empleos
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Capacita personal
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Crea riqueza económica
|
EL CICLO
ADMINISTRATIVO
Las
actividades administrativas cubren cuatro fases o etapas del proceso
administrativo:
PLANEAMIENTO:
¿qué quiero? ¿con qué?
ORGANIZACIÓN:
¿cómo?
DIRECCION:
ordena
CONTROL:
supervisa
El
proceso administrativo se repite una y otra vez, por lo que las etapas
conforman el ciclo administrativo. La administración de una empresa
surge con la planificación inicial, y se desarrolla hasta llegar a su control;
pero no se detiene ahí, sino que se utiliza la información que produce un buen
control para volver a planear con lo que se reinicia el ciclo. Dentro de una
buena administración cada actividad cumple de principio a fin el ciclo del
proceso administrativo.
AREAS
FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Las
actividades del proceso administrativo: planificación organización, dirección y
control, se desarrollan en las áreas funcionales de una empresa. Estas son:
VENTAS
|
PRODUCCION
|
Es el área encargada de llevar los bienes y
servicios del productor al consumidor. Se las conoce como el área de las 4P:
- Producto
- Plaza
- Promoción
- Precio
|
Es el área encargada de la transformación de las
materias primas en productos (bienes o servicios) terminados. Algunas
decisiones que debe tomar el empresario en esta área son:
- Localización de la empresa
- tamaño de la empresa
- Materias primas
- Maquinarias y equipos
- Proceso de producción
- Almacenamiento.
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|
|
PERSONAL
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FINANZAS
|
Es el área encargada de la direccion eficiente
del personal de la empresa. Estas actividades suelen estar relacionadas con:
- El reclutamiento y
selección del personal.
- La cpacitación.
- La motivación del
personal.
- El sistema de incentivos y
recompensas.
- Los riesgos y accidentes.
|
Es el área encargada del manejo de los recursos
financieros necesarios para que se cumplan los planes de la empresa. Entre
otras se encuentran las siguientes actividades:
- Obtención oportuna de los
recursos financieros necesarios para que se cumplan los planes de la
empresa.
- El manejo de las
relaciones con bancos y entidades financieras.
|
II. EL
PLANEAMIENTO
Algunos
empresarios gustan improvisar soluciones a los problemas que va confrontando su
empresa. Sin embargo, esta forma de trabajar limita las potencialidades de
desarrollo de la empresa.
Las
actividades de planificación indican qué se desea lograr en la empresa y con
qué medios se planea alcanzarlo.
Conoce
con claridad los propósitos de la empresa, orienta las actividades del
empresario en las cuatro áreas funcionales, reduce el desperdicio de recursos
en actividades ineficaces, permite tomar decisiones sobre formas alternas de
realizar algunas actividades y elimina los efectos del azar derivados de la
improvisación.
Como se dijo
anteriormente, las fases o etapas del proceso administrativo deben iniciarse en
la planificación y desarrollarse hasta la fase de control. Esto debe hacerse
para cada una de las áreas funcionales del la microempresa. En este apartado
presentaremos los aspectos de planificación que deben considerarse en cada una
de las áreas.
La
planificación se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos:
Qué se va a vender
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A quién se va a vender
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· Empresas
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· Productos
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· Familias
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Dónde se va a vender
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Promoción
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· Publicidad
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· A domicilio
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· Medios
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A cuánto se va a vender
|
Cuándo se va a vender
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· Fechas fijas
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· Oferta y demanda
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· Fechas periódicas
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· Calidad y cantidad
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· Venta constante
|
La
planificación de las ventas incluye:
- Conocimiento del
comportamiento del consumidor.
- Decisiones sobre el
producto.
- Precio.
- Canales de distribución.
- Promoción.
Toda esta
información permitirá al microempresario planear las ventas que desea alcanzar,
en forma realista, en el tiempo que considera en el plan.
Para
poder comprobar el grado de eficacia que tiene la empresa, el microempresario
debe registrar por escrito los diferentes planes que vaya elaborando.
La
planificación se realiza cuando se determina:
Dónde se va a producir
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Cuánto se va a producir
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- Problemas de distribución
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· Ventas reales
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· Problemas de transporte
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· Ventas estimadas
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· Transporte de materias primas
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· Pedidos a futuro
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Tamaño de la planta
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Necesidad de materia prima
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· Existencia de materia prima
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· Utilización de la maquinaria
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· Disponibilidad de proveedores
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· Clases de equipos
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Disponibilidad de inventarios
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Necesidad de mano de obra
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- Almacenamiento de
productos
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· Personal capacitado
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· Estimación de necesidades
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· Personal por capacitar
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- Reclutamiento de personal
|
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Proceso
de producción
- Disposición de la maquinaria
y equipo.
- Funciones del personal.
La
planificación de la producción incluye:
- Provisión de ventas.
- Nivel de existencias.
- Efectivos de personal.
- Medios de transporte.
- Existencias de materia
prima.
- Control de producción: de
cantidad y de calidad.
- Determinación del proceso de
fabricación.
- Mantenimiento del sistema.
La
cantidad de detalles que se han de abarcar demanda que se registren los datos
de la planificación del área de producción a fin de poder constatar el grado de
eficacia alcanzado.
La
planificación se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos:
Cantidad de personas que se necesitan
|
Bienestar del trabajador
|
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· Salario adecuado
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· Momento en que se necesitan
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· Incentivos
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- Atmósfera cordial del
trabajo.
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Necesidades de capacitación
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Evaluación del trabajador
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- Existencia de instructores
|
· Control de calidad del trabajo
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· Disponibilidad de tiempo
|
· Control de la cantidad de
trabajos
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· Recursos didácticos
disponibles
|
· Retardos y fallas
|
En una
empresa pequeña hay posibilidades de tener contactos personales muy estrechos.
Se pueden atender necesidades humanas individuales con una dirección más humana
y flexible.
Se puede
incluir en la planificación de esta área las posibilidades de desarrollo del
personal dentro de la microempresa. Un incentivo muy importante consiste en la
delegación de responsabilidades. Para ello se requiere que el empresario haga
conocer al personal los propósitos con que se realizan cada una de las
actividades laborales.
La
planificación se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos:
Necesidad de dinero para lograr el plan
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Obtención de recursos externos
|
- Restricciones financieras
|
· De un banco o financiera
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· Dimensión de la empresa
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· De entidades de fomento
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· Necesidad de ampliación
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· De nuevos socios
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Volumen óptimo de la composición del activo y
pasivo
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Gestiones de crédito
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· Obtención oportuna del dinero
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Plazos de pago
|
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La
planificación de las finanzas incluye:
- Las restricciones
financieras que determina el índice de crecimiento y la dimensión última
de la empresa.
- El volumen óptimo de la
composición del activo y del pasivo.
- Circunstancias a considerar
en la obtención de recursos externos y método de obtenerlos.
El rasgo
distintivo de la actividad financiera es su especial atención al rendimiento
óptimo de los fondos invertidos.
BENEFICIOS
DE LA PLANIFICACION
La
planificación será adecuada si incluye:
- Los propósitos que se
consideran realizables de acuerdo a las características de la empresa y al
medio en que funciona.
- Si se determinan las
actividades que hay que hacer para lograr los propósitos (¿qué hacer?)
- Si se determinan los medios
a que se recurrirá para realizar las actividades necesarias (¿Con qué
medios?)
- Si se programa el tiempo en
que hay que realizar las actividades (¿Cuándo hacerlo?)
- Si se asignan
responsabilidades específicas para cada actividad a realizar (¿Quién lo
hace?)
- LA ORGANIZACIÓN
Organizar
es el conjunto de actividades que pretenden coordinar los recursos físicos,
económicos y humanos, para el logro de los propósitos de la empresa.
Al
organizar establecemos un orden. Este orden tiene el propósito de hacer
bien el trabajo y aprovechar los recursos para lograr los objetivos de la
empresa.
Para que
sea adecuada la organización administrativa de las empresas se requiere:
- La existencia de un conjunto
de recursos físicos, económicos y humanos.
- Una base de organización:
orden.
- El cumplimiento de las bases
de organización.
- La estructura de la
organización, que se deriva de las relaciones entre los recursos.
- El conocimiento de los
propósitos de la empresa.
Hay
diversas formas de organizar formalmente una empresa.
ESQUEMAS
Esquemas
como los anteriores ayudan a visualizar la organización de la empresa.
Sobre la
organización formal, registrada en el esquema, se pueden hacer anotaciones que
evidencien la organización informal de su microempresa.
En el
siguiente ejemplo vamos a ver las relaciones informales de parentescos,
amistad, vecindad, etc., que se suelen dar en cualquier microempresa. Suponga
usted que en una empresa, organizada como aparece en el esquema inferior,
existen las relaciones informales siguientes:
- El microempresario es padre
del supervisor de producción.
- El supervisor de producción
está casado con la persona responsable de la división de compras.
- El responsable de la
división de ventas es amigo de todos.
Si
registramos con líneas punteadas las relaciones informales, el esquema queda
así:
¡Observa
usted cuántas relaciones hay? ¡En cuál forma de organización hay más?
Puede
usted percatarse que la organización formal no excluye la organización
informal. Ahora suponga usted que la persona responsable de la división de
compras va a tener un hijo, por lo que debe ser substituida por otra persona.
La que la suple es hermano de la persona encargada de la división de ventas.
Esto cambia la organización informal, pero ..., ¡cambia la organización formal?
Definitivamente no.
Una cosa
muy importante es que independientemente de la relación informal que se tenga
con la persona responsable de alguna sección de la microempresa, sea éste un
hermano o la esposa, las compras deben hacerse oportunamente, la producción
debe salir bien y las ventas deben lograrse. Las consideraciones especiales al
personal por tratarse de un amigo o un familiar afectan negativamente el
rendimiento de la empresa.
En la
microempresa hay una especialización relativamente escasa de las labores de dirección.
Casi siempre éstas suelen estar en manos de una sola persona, quien ejerce
funciones y roles como director y propietario de la empresa. Para realizar sus
actividades adecuadamente recibe la ayuda de personas en quienes confía.
Esto
puede dar origen a esquemas en los que aparezcan las personas que intervienen
en la microempresa y las relaciones de autoridad, responsabilidad y
coordinación ente ellas. Por ejemplo:
Los
esquemas aclaran cuáles son las funciones que debe cumplir cada uno de los
integrantes de una microempresa. Por otra parte hacen consciente al organizador
de la cantidad de trabajo del cual está responsabilizando a cada uno de los
participantes en la empresa. La cantidad de trabajo asignada a cada uno se la
conoce con el nombre de carga de trabajo. Generalmente esta depende del
puesto que se esté desempeñando. Pero, y sobre todo en las microempresa, se
tiende a responsabilizar a las personas según su capacidad y no según el
puesto. Por eso se suelen observar cargas de trabajo que vuelven ineficiente a
quien lo debe desempeñar porque se lo dispersa en ocupaciones que corresponden
a otros puestos.
Los
esquemas, además, esclarecen las líneas de autoridad que conducen a una
adecuada coordinación de los trabajadores.
FORMAS DE
AUTORIDAD
En toda
empresa se manifiestan dos clases de autoridad:
Autoridad administrativa
|
Autoridad por experiencia o conocimientos
|
- Es el derecho de mandar,
dar órdenes o dirigir que tiene una persona por su posición en una
empresa, a fin de que se logren los objetivos de la misma
|
· Son las personas que saben
cómo debe funcionar parte de la empresa. El conocimiento pueden haberlo
adquirido en escuelas o trabajos previos.
|
· Generalmente está representada
en los esquemas como líneas de subordinación o de dominio
|
· Pueden asesorar la realización
de algunas funciones.
|
· Los esquemas de organización
aclaran quién obedece a quién. A quién pueden dar órdenes los responsables
|
· Pueden surgir formas
alternativas de obtener los mismos resultados con un menor costo.
· Pueden recomendar formas de
evitar riesgos y accidentes.
|
Lo ideal
es que haya una buena comunicación entre la autoridad administrativa y la
autoridad por experiencia o conocimiento; es decir, conviene que los que manden
sean personas que sepan lo que hacen.
LA
ORGANIZACIÓN ADECUADA
La
organización de la empresa depende de:
- El conocimiento de los
propósitos u objetivos de la misma.
- El conocimiento de las áreas
funcionales de la empresa.
- El diseño de un esquema que
exprese la estructura.
- Del análisis de la
adecuación de la estructura. Es decir: ¿dicha estructura permite alcanzar
de manera fácil los propósitos de la empresa?
- De una adecuada distribución
del trabajo en cada área.
IV. LA
DIRECCION
La
dirección es el conjunto de habilidades para conseguir que los trabajadores
realicen su trabajo de manera que se logren los propósitos de la microempresa.
Una
dirección adecuada es aquella que mantiene una atención equilibrada al logro de
los propósitos de la empresa, a la solución de problemas y al aprovechamiento
de los trabajadores.
TIPOS DE
DIRECCION
Dirección exclusivamente orientada a la
producción
|
Dirección exclusivamente centrada en el bienestar
de los trabajadores
|
|
|
- Propicia la generación de
una organización informal que tiende a luchar contra la autoridad.
- Genera dependencia y
sumisión.
- Genera inconformidades del
personal.
- Limita la creatividad.
- Exige autoritarismo.
- Genera represiones
(obedecer y callar).
- Es más rígida.
- Obliga al establecimiento
de controles externos.
- Centra el interés de todos
en la realización de tareas.
|
· Puede incrementar
innecesariamente los costos de los productos.
· Genera dependencia excesiva.
· Procura autoridades
complacientes.
· Genera celos entre compañeros
por el disfrute de privilegios.
· Olvido de los propósitos de la
empresa.
· Hay que rectificar a tiempo o
la empresa puede destruirse a sí misma.
· Es excesivamente flexible.
· Elimina por completo los
controles.
· Centra el interés de todos en
el bienestar de los compañeros sin considerar la supervivencia de la empresa.
|
Si se
intensifica una de estas actividades a expensas de otras, la dirección
administrativa de la empresa es prácticamente nula.
EL CAMBIO
Y LA AUTORIDAD
Una
característica muy importante de la microempresa es su adaptabilidad a los
cambios del mundo moderno.
Para la
adaptación al cambio se requiere de una dirección flexible y productiva.
Se entiende por flexible la capacidad de adaptarse a la situación; y por
productiva a la capacidad de producir en toda circunstancia.
En otras
palabras, en ocasiones habrá que ser exigente e incluso intransigente, en tanto
que en otras ocasiones habrá que conceder y adaptarse a las circunstancias.
Los
siguientes principios ayudan a dirigir a los trabajadores:
- El trabajo es una
oportunidad de realización de las potencialidades del trabajador.
- Un trabajador motivado
requiere poca supervisión.
- Un trabajador motivado es
responsable.
- Hay trabajadores que
requieren mucha supervisión.
- Hay trabajadores que
necesitan sentir que se les supervisa para trabajar.
Es
evidente que el microempresario debe tener estilos de dirección de personal
diferente para la clase de trabajador que tenga. No debe tratar igual a un
trabajador responsable que a uno negligente.
Al negligente
|
Al responsable
|
|
|
- Se le supervisa
constantemente.
- Se le supervisa sin que se
le anticipe.
- Se le exige rendimiento.
- Se le evidencian los
efectos de su negligencia.
|
· Se le comunican los propósitos
de la empresa.
· Se le indica cuándo se le
supervisará.
· Se le pregunta por el progreso
alcanzado.
· Se le reconocen los méritos.
|
El tipo
de autoridad que se tenga cuando se dirige depende de:
- El concepto de autoridad y
la distribución y manejo de la misma.
- Los grados y tipos de
comunicación institucional.
- La menor o mayor capacidad
de absorber errores y fallas.
PRINCIPIOS
PARA UNA DIRECCION FLEXIBLE Y PRODUCTIVA
- Comunique a sus subordinados
los objetivos que debe lograr la empresa.
- Vincule cada actividad de
sus subordinados con los propósitos de la empresa.
- Cree un clima relajado que
ayude al personal a expresarse con toda libertad.
- No subraye las fallas e
imperfecciones del personal.
- Aprecie los esfuerzos y
estimule las potencialidades del personal.
- Adopte un estilo objetivo
para la solución de problemas, basado en hechos y no en autoridades ni en
poderes preestablecidos. Esto da seguridad y deseo de comprometerse y
colaborar.
- Sea estricto en cuanto a los
principios pero flexible en los procedimientos. Esto no es otra cosa que
mantener un adecuado equilibrio entre la estructura y la libertad.
- Cree y mantenga un buen de
comunicación en la empresa. Mantenga control sobre la información que
circula en la organización formal y la informal.
- Comprometa a todos los
miembros de su organización en el progreso y desarrollo del grupo
individual.
- Recuerde que el principal
recurso de la empresa son las personas y que debe tratárselas como tales.
V. EL
CONTROL
Las
actividades de control examinan si se logran los propósitos fijados en la
planificación. Las actividades de control nos informan sobre si se está
cumpliendo con los objetivos planteados. Por ello hay una relación directa
entre lo planteado y el control.
Pueden
darse las siguientes situaciones:
- El control nos informa que
lo realizado es igual a lo planeado.
En este
caso puede deberse a una planificación cuidadosa, realista; a una organización
funcional y operativa, a una dirección dinámica y oportuna. Sin embargo, debe
tenerse la precaución de que tal igualdad no se deba a planes poco ambiciosos y
a una dirección rutinaria y burocrática.
- El control nos informa que
lo realizado es mayor que lo planeado.
Puede
deberse a una adecuada motivación del personal, al cumplimiento de las fases
antes de tiempo por tener una organización eficiente y a una dirección flexible
y productiva. Sin embargo, se debe vigilar que no se deba a una planificación
poco ambiciosa, excesivamente cauta.
- El control nos informa que
lo realizado es menor que lo planeado.
Puede
deberse a fallas en la organización, en la dirección, o en el control mismo.
Este resultado demanda una revisión de todas estas posibilidades ya que se
supone que la planificación ha sido efectuada con realismo y por quien conoce
bien la empresa.
El
control proporciona la información para reiniciar el ciclo del proceso
administrativo, haciendo las correcciones necesarias para efectuar la
planificación.
ERRORES
|
ACIERTOS
|
|
|
- Cuando lo realizado es
menor a lo planeado
|
· Cuando se produce por lo menos
igual a lo planeado
|
· Cuando se establecen planes
poco ambiciosos
|
· Cuando se produce más de lo
planeado
|
· Cuando se dirige en forma
rutinaria a los trabajadores
|
· Cuando se corrigen errores
previos.
|
Una
microempresa no demanda controles muy rigurosos. Por ello conviene que el
empresario conozca con claridad lo que es el control, así como lo que
no es el control.
Lo que ES el control
|
Lo que NO ES el control
|
|
|
- Una comprobación de que
las cosas se estén haciendo oportunamente.
- Una comprobación de la
calidad del producto (bien o servicio).
- Una comprobación de la
cantidad producida en cierto tiempo.
- Una oportunidad para
evaluar el desempeño del personal.
- Una oportunidad para
detectar errores y corregirlos.
- Una oportunidad para
confirmar el conocimiento que tienen los empleados de los objetivos de
la empresa.
|
· Una oportunidad para castigar.
· Una oportunidad para humillar.
· Una búsqueda del culpable.
· Una oportunidad para causar
antagonismo entre el personal de la empresa.
· Una tarea rutinaria que hay
que hacer.
· Un pretexto para recoger
rumores.
· Un gasto inútil.
|
DEFINICION
DE NORMA DE PRODUCCION
Norma de
producción es el conjunto de características de calidad o cantidad de un
producto o de realización de un procedimiento.
Esta
definición nos indica que los factores que se suelen controla en las diferentes
áreas funcionales de la empresa son:
- La calidad de un producto
(bien o servicio).
- La cantidad producida.
- La forma de realización de
un procedimiento.
Estos
controles están relacionados con el logro de los propósitos de la empresa. Los
siguientes factores están relacionados con el manejo de los recursos de la
empresa:
- Los costos
- El uso del tiempo
Al igual
que la planificación, hay cuatro áreas funcionales en la que se realiza el
control:
- Control de las ventas.
- Control de la producción.
- Control de las finanzas.
- Control del personal.
ACTIVIDADES
DEL PROCESO DE CONTROL
El
siguiente diagrama indica el flujo de las actividades del proceso de control.
PROPOSITOS PLANEADOS
ò
QUE INFORMACION SE VA A RECOLECTAR PARA CONTROLAR
LA ACTIVIDAD
ò
ELABORACION DE LOS INSTRUMENTOS DE REGISTRO
ò
RECOLECCION DE LA INFORMACIÓN
ò
ANALISIS DE LA INFORMACION
COMPARACION CON LO PLANEADO
ò
EFECTUAR LAS CORRECCIONES NECESARIAS
Esto para
cada área funcional de la empresa.
EL
CONTROL ADECUADO
Un buen
control depende de:
- El momento en que se realiza.
Deben
planearse las actividades de control a efectuarse en la fecha en que se han
programado. En ocasiones se identifican los momentos en los que suele ocurrir
el mayor número de errores. Anticiparse a ellos constituye una forma aceptable
de supervisión y control.
- El costo de las actividades
de control.
Si las
actividades de control aumentan considerablemente los costos de las actividades
o el proceso que se controla reduce considerablemente su eficiencia.
- La claridad y precisión del
control.
Conviene
especificar de antemano las actividades que serán controladas, así como las
interpretaciones de los datos que se registrarán. Es obvio que el control no
recaerá en la persona que realiza la actividad, ni en personas que tengan
interés en aprovechar el control para demostrar errores de sus enemigos y aciertos
de sus amigos.
VI.
RECOMENDACIONES PARA UNA ADMINISTRACION ADECUADA
De toda
la información anterior se pueden desprender varias recomendaciones que
permitirán al empresario una administración adecuada.
La labor
del microempresario se define sobre todo por sus resultados. Los resultados
dependen de las decisiones que toma constantemente. Estas decisiones deben
tomarse a todo lo largo del proceso administrativo. Por ello es necesario que:
El
cumplimiento de este principio le apoyará de la siguiente manera:
En la planificación
|
En las ventas
|
|
|
- Para prever los
trabajadores y materiales necesarios
|
· Para tomar decisiones sobre el
producto.
· Para tomar decisiones sobre
los canales de distribución y venta.
|
|
|
En la organización
|
En la producción
|
|
|
- Para aprovechar mejor los
recursos disponibles
|
· Para resolver problemas de
producción.
· Para atender las necesidades
de producción oportunamente.
|
|
|
En la dirección
|
En el área de personal
|
|
|
- Para mantener motivado al
personal.
- Para integrar al personal
a la empresa.
- Para lograr mayor
productividad.
|
· Para atender las necesidades
de capacitación.
· Para satisfacer las
necesidades de personal
|
|
|
En el control
|
En el área finanzas
|
|
|
- Para identificar qué
controlar y cuándo.
- Para especificar criterios
adecuados de control
|
· Para obtener oportunamente el
dinero.
· Para hacer un mejor uso del
dinero.
|
|
|
En
ocasiones el establecimiento de una forma diferente de lograr los propósitos es
suficiente para obtener beneficios para la empresa. Estos beneficios pueden ser
los que orienten el cambio. Por ejemplo, con el cambio se puede lograr:
En la planificación
|
En las ventas
|
|
|
-
La identificación de una
oportunidad de desarrollo para la empresa.
- La ampliación de sus
ventas.
- La ampliación de la
variedad de artículos o servicios que otorga.
|
· Atención a las quejas del
cliente.
· Atención a las peticiones del
cliente.
|
|
|
En la organización
|
En la producción
|
|
|
- Ahorro de tiempo.
- Reducción de costos
|
· reducción del costo de
producción.
· Mejoría de la calidad de las
materias primas.
· Combinación de producción y
capacitación.
|
|
|
En la dirección
|
En el área de personal
|
|
|
- Delegar responsabilidades.
- Estimular al personal.
|
· Atender las sugerencias
provenientes del personal para mejorar cualquier procedimiento.
· Estimular al personal en la
participación en las actividades de la empresa.
|
|
|
En el control
|
En el área de finanzas
|
|
|
- Reducción del costo del
control.
- Combinación de control y
capacitación.
|
· Fundamentar el requerimiento
de recursos financieros.
· Mejorar el aprovechamiento de
los recursos financieros
|
Muchas de
las innovaciones que aparecen en el mercado son presentadas primero por las
empresas pequeñas y generalizadas después por las grandes empresas.
Una de
las potencialidades de la microempresa es la facilidad para adaptarse a los
cambios. Los cambios en los gustos del consumidor afectan la supervivencia de
la empresa. Al estar en contacto persona a persona con el cliente, el
empresario de la microempresa puede anticiparse a la gran empresa en ensayar
innovaciones, con un costo reducido, que satisfagan las necesidades o deseos
del cliente.
El
principal recurso del empresario es el tiempo. Dado que no se pueden atender
todos los detalles, debe aprender a delegar, a postergar (lo postergable), y a
realizar de inmediato las actividades prioritarias.
Para
lograr el control del tiempo se requiere:
- Identificar y eliminar lo
que debe hacerse en absoluto.
- Identificar las actividades
que pueden ser realizadas por otra persona.
- Identificar las pérdidas de
tiempo por:
falta de información
necesidades de capacitación del personal
carencia de registro de información importante
carencia de comunicaciones oportunas
- Identificar las pérdidas de
tiempo, por carencias de recursos materiales o financieros.
- Identificar las pérdidas de
tiempo por mala organización.
.
Trabajo práctico evaluativo final.
Lee atentamente el problema y asesora al propietario de camisas personalizadas respondiendo sus dudas.
Camisas
personalizadas es una
microempresa que ha logrado imponerse en el mercado. Su propietario considera
que el éxito de la empresa se basa en :
- La novedad de ofrecerle al
cliente la creación de un adorno con las iniciales de su nombre en letras
estilizadas que se pegan en el bolsillo de la camisa.
- La excelente calidad de las
camisas, que depende de la buena materia prima utilizada y del buen
control de calidad de su elaboración.
- La integración del personal
que trabaja en la empresa.
- La atención inmediata a las
quejas y sugerencias del los clientes.
Al crecer
la microempresa el propietario ha ido delegando responsabilidades en:
- Un supervisor de ventas,
quien recoge toda la información proveniente de los clientes y de los
distribuidores. Además de vigilar la satisfacción de todos los pedidos.
- Una secretaria con
conocimientos de contabilidad, quien maneja los libros de compras, ventas,
gastos, cobros, nóminas, bancos, etc.
- Un supervisor de producción
quien controla y capacita a los trabajadores. Supervisa el control de
calidad y vigila el mantenimiento de máquinas y equipos.
- El propietario se encarga de
ampliar las oportunidades de mercado de su producto, de su propaganda y de
la obtención de los recursos financieros para la ampliación de la empresa.
Una vez
por mes el propietario se reúne con el personal de la empresa para planear las
actividades del mes siguiente. En esas reuniones se atiende a:
- ¿Cuántas camisas se estima
se venderán?
- ¿Qué pedidos se tienen
pendientes?
- ¿Qué promoción conviene
realizar?
- ¿Cuándo se va a vender?
- ¿Cuánta materia prima se
necesitará?
- ¿Hay suficiente personal, o
se necesita contratar y capacitar nuevo personal?
- ¿Se necesitará conseguir
financiamiento? ¿A qué plazo? ¿A quién recurrir?
Conocidos
los propósitos mensuales de la empresa se procede a organizar el trabajo del
personal.
José
|
Diseña
|
Pedro
|
Corta
|
María
|
Cose
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Jorge
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Empaca
|
José
|
Entrega
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Cecilia
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Vende
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Paula
|
Cose
adornos
|
Jacinto
|
Supervisa
|
Conforme
se realiza el plan, el propietario recorre las instalaciones de su empresa.
Mientras lo hace escucha sugerencias de los empleados: a Paula se le ocurre que
el adorno puede tener distintas formas de presentación, de acuerdo con el gusto
del cliente. Le indica al propietario que para una persona cuyas iniciales son
JLZ se podrían hacer los siguientes diseños:
J L
J
L J L Z
Z
J L Z
J L Z
J L Z
Y no sólo
como se hacía hasta ahora.
José
opina que podría diseñarse una línea de camisas para verano con un tipo de
bordados como éstos:
Ë Í Î Ï Ú Ø œ ˜ – [ \ ] ^ ` b c d h j C E R
El
propietario toma nota de la sugerencia de Paula y José y los felicita por su
iniciativa.
Con
regularidad pide al supervisor de la producción de las camisas, que le informe
la cantidad producida, los problemas identificados, las soluciones dadas a
éstos, la calidad de trabajo de los operarios, etc.
Semanal,
quincenal y mensualmente evalúa con su secretaria, las ventas realizadas, los
pagos efectuados, los ingresos obtenidos, etc.
En la
siguiente reunión con su personal, además de plantear de nuevo las preguntas ya
anotadas, comunica la iniciativa de Paula y José, para que ellos indiquen:
- ¿Cuánto incrementa el costo
de cada camisa?
- ¿Cuanto tiempo extra
requiere?
- ¿Qué aceptación se estima
tendrá por parte de los clientes?
- ¿Vale la pena?
Al
planificar nuevamente las actividades del siguiente mes se reinicia el ciclo
Camisas personalizadas es una microempresa que ha logrado imponerse en el mercado. Su propietario considera que el éxito de la empresa se basa en :
- La novedad de ofrecerle al cliente la creación de un adorno con las iniciales de su nombre en letras estilizadas que se pegan en el bolsillo de la camisa.
- La excelente calidad de las camisas, que depende de la buena materia prima utilizada y del buen control de calidad de su elaboración.
- La integración del personal que trabaja en la empresa.
- La atención inmediata a las quejas y sugerencias del los clientes.
Al crecer la microempresa el propietario ha ido delegando responsabilidades en:
- Un supervisor de ventas, quien recoge toda la información proveniente de los clientes y de los distribuidores. Además de vigilar la satisfacción de todos los pedidos.
- Una secretaria con conocimientos de contabilidad, quien maneja los libros de compras, ventas, gastos, cobros, nóminas, bancos, etc.
- Un supervisor de producción quien controla y capacita a los trabajadores. Supervisa el control de calidad y vigila el mantenimiento de máquinas y equipos.
- El propietario se encarga de ampliar las oportunidades de mercado de su producto, de su propaganda y de la obtención de los recursos financieros para la ampliación de la empresa.
Una vez por mes el propietario se reúne con el personal de la empresa para planear las actividades del mes siguiente. En esas reuniones se atiende a:
- ¿Cuántas camisas se estima se venderán?
- ¿Qué pedidos se tienen pendientes?
- ¿Qué promoción conviene realizar?
- ¿Cuándo se va a vender?
- ¿Cuánta materia prima se necesitará?
- ¿Hay suficiente personal, o se necesita contratar y capacitar nuevo personal?
- ¿Se necesitará conseguir financiamiento? ¿A qué plazo? ¿A quién recurrir?
Conocidos los propósitos mensuales de la empresa se procede a organizar el trabajo del personal.
José
|
Diseña
|
Pedro
|
Corta
|
María
|
Cose
|
Jorge
|
Empaca
|
José
|
Entrega
|
Cecilia
|
Vende
|
Paula
|
Cose adornos
|
Jacinto
|
Supervisa
|
Conforme se realiza el plan, el propietario recorre las instalaciones de su empresa. Mientras lo hace escucha sugerencias de los empleados: a Paula se le ocurre que el adorno puede tener distintas formas de presentación, de acuerdo con el gusto del cliente. Le indica al propietario que para una persona cuyas iniciales son JLZ se podrían hacer los siguientes diseños:
J L
J
L J L Z
Z
J L Z
J L Z
J L Z
Y no sólo como se hacía hasta ahora.
José opina que podría diseñarse una línea de camisas para verano con un tipo de bordados como éstos:
Ë Í Î Ï Ú Ø œ ˜ – [ \ ] ^ ` b c d h j C E R
El propietario toma nota de la sugerencia de Paula y José y los felicita por su iniciativa.
Con regularidad pide al supervisor de la producción de las camisas, que le informe la cantidad producida, los problemas identificados, las soluciones dadas a éstos, la calidad de trabajo de los operarios, etc.
Semanal, quincenal y mensualmente evalúa con su secretaria, las ventas realizadas, los pagos efectuados, los ingresos obtenidos, etc.
En la siguiente reunión con su personal, además de plantear de nuevo las preguntas ya anotadas, comunica la iniciativa de Paula y José, para que ellos indiquen:
- ¿Cuánto incrementa el costo de cada camisa?
- ¿Cuanto tiempo extra requiere?
- ¿Qué aceptación se estima tendrá por parte de los clientes?
- ¿Vale la pena?
